Factures / justificatifs
Ici vous pouvez déposer votre FACTURE de services ou vos JUSTIFICATIFS de dépenses pour remboursement.
Un envoi = une dépense
Le formulaire ci-dessous demande un type de dépense, un montant, une devise et un seul document. Ces trois informations décrivent le document que vous joignez : il faut donc remplir le formulaire une fois par dépense.
Plusieurs quittances peuvent tout de même être réunies dans un seul PDF, à une condition : la même catégorie et la même devise. Le montant à indiquer est alors le total du PDF. Dès que la catégorie ou la devise change, c'est un envoi séparé.
Vous n'aurez pas à tout retaper. Après chaque envoi, un bouton « Envoyer un autre justificatif » vous ramène au formulaire avec vos coordonnées, votre IBAN et votre projet déjà remplis. Il ne reste que le montant, la catégorie et le document à indiquer.
Avant d'envoyer
1. Une facture ou une quittance valable. Les tickets de carte bancaire (reçus de terminal) ne suffisent pas. Chaque dépense doit être appuyée par une facture ou une quittance portant le nom du fournisseur, la date, le montant et la description de l'achat.
2. Un format que nous pouvons lire. Nous acceptons les PDF, JPG et PNG, jusqu'à 5 Mo par envoi. Les photos d'iPhone au format HEIC ne passent pas : ouvrez Réglages > Appareil photo > Formats et choisissez « Le plus compatible », vos photos seront désormais enregistrées en JPG.
3. Inutile de renommer votre fichier. Le site s'en charge : il le renomme automatiquement à partir de ce que vous saisissez, montant, devise, catégorie, projet et votre nom. Envoyez-le tel qu'il sort de votre téléphone.
Catégories disponibles : Transport · Repas · Logement · Matériel technique · Costumes / maquillage · Scénographie · Frais de production · Administration.
Un coup de main pour vos fichiers
Si votre PDF est trop lourd, ou si vous voulez réunir plusieurs quittances de la même catégorie en un seul fichier, passez par Freepdfconvert ou Tools.pdf24.
Si vous photographiez vos quittances, une application de scan donne un PDF bien plus lisible qu'une photo : sur iPhone, l'application Notes le fait déjà (icône appareil photo > Scanner des documents) ; sur Android, Google Drive ou Microsoft Lens.