FORMULAIRES
Ici nos collaborateurs.trices peuvent trouver nos formulaires d’administration et production.
📌 Démarches à suivre pour le traitement des justificatifs de dépenses :
Conservez tous vos justificatifs
Gardez précieusement toutes les factures ou quittances liées au projet.
⚠️ Les tickets de carte bancaire (reçus de terminal) ne sont pas suffisants : chaque dépense doit être appuyée par une facture ou une quittance valide (avec nom du fournisseur, date, montant, description).
Préparez vos justificatifs par catégorie et par devise
• Classez les justificatifs en séparant : les catégories de dépenses (ex : transport, alimentation, matériel), et les devises (euros et francs suisses).
• Pour chaque catégorie et chaque devise, créez un fichier PDF distinct.
👉 Catégories à utiliser :
• Transport
• Achats nourriture pour repas
• Matériel scénographique
• Matériel technique (câbles, adaptateurs, etc.)
Nommez vos fichiers PDF correctement
Utilisez la nomenclature suivante pour nommer chaque PDF :
[MontantTotal][Devise]_[Catégorie][VotreNom]_NomduProjet.pdf
Exemples :
• 452€_TransportAnnaLadeira_NomduProjet.pdf
• 120CHF_NourritureAnnaLadeira_NomduProjet.pdf
Important : Toutes les factures ou quittances de la même catégorie et devise doivent être regroupées dans le même PDF.
Envoyez vos documents via le formulaire en ligne
• Remplissez le formulaire de note de frais
• Importez les PDF que vous avez préparés
• Sélectionnez dans le formulaire le nom de l’association ou de l’artiste avec lequel/laquelle vous collaborez
Si la taille de votre PDF est trop importante, vous avez la possibilité de le compresser sur Freepdfconvert ou Tools.pdf24. Si vous faites des prises d’images depuis votre téléphone vous pouvez utiliser Google Lens ou Microsoft Lens pour scanner et générer des pdf.
Merci pour votre coopération !
FORMS
Here our employees can find our administration and production forms.
📌 Steps to Submit Expense Receipts :
Keep all your receipts
Please keep all invoices or valid receipts related to the project.
⚠️ Card payment slips (like terminal receipts) are not sufficient. We need a proper invoice or receipt for each expense, showing the supplier’s name, date, amount, and a description of the purchase.
Organize receipts by category and currency
• Sort your receipts by expense category and currency (euros and Swiss francs).
• Create one PDF file per category and per currency.
👉 Categories to use:
• Transport
• Food purchases for meals
• Scenographic materials
• Technical equipment (cables, adapters, etc.)
Name your PDF files correctly
Use the following format to name each PDF file:
[TotalAmount][Currency]_[Category][YourName]_ProjectName.pdf
Examples:
• 452€_TransportAnnaLadeira_ProjectName.pdf
• 120CHF_FoodAnnaLadeira_ProjectName.pdf
Important: Include all scanned receipts or invoices for each category and currency in the same PDF.
Submit your documents online
• Go to the expense form
• Fill in the form
• Upload your PDF files
• Select the name of the association or collaborating artist in the dropdown menu
If your PDF file is too large, you can compress it using Freepdfconvert or Tools.pdf24. If you’re taking photos with your phone, you can use Google Lens or Microsoft Lens to scan and generate PDFs.
Thank you for your cooperation !